Chính sách bảo mật thông tin

Te Shi Long tôn trọng và cam kết bảo vệ quyền riêng tư thông tin của tất cả khách hàng. Chính sách bảo mật thông tin này giải thích rõ mục đích và phạm vi thu thập, cách thức sử dụng, cũng như biện pháp bảo vệ thông tin cá nhân của Quý khách khi giao dịch, liên hệ với công ty chúng tôi. Việc minh bạch trong bảo mật thông tin không chỉ tuân thủ quy định pháp luật mà còn nhằm tạo dựng niềm tin cho khách hàng khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ của Te Shi Long.

1. Đối tượng áp dụng chính sách bảo mật:

Chính sách này áp dụng cho tất cả khách hàng cá nhân và tổ chức có hoạt động mua hàng, sử dụng dịch vụ tại Te Shi Long, bao gồm khách hàng truy cập website chính thức của công ty, liên hệ tư vấn, ký kết hợp đồng, mua sản phẩm và sử dụng dịch vụ lắp đặt. Bằng việc cung cấp thông tin cá nhân cho chúng tôi (trực tiếp hoặc qua website/điện thoại), Quý khách được hiểu là đã đồng ý với các điều khoản của chính sách bảo mật này.

2. Mục đích và phạm vi thu thập thông tin cá nhân:

Chúng tôi chỉ thu thập những thông tin cá nhân cần thiết nhằm phục vụ tốt nhất cho việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ đến Quý khách. Cụ thể, các mục đích thu thập thông tin bao gồm:

Xử lý đơn hàng và hợp đồng: Thông tin cá nhân (hoặc thông tin doanh nghiệp) được dùng để lập hồ sơ khách hàng, tạo đơn đặt hàng, soạn thảo hợp đồng mua bán và thi công lắp đặt cửa nhôm. Ví dụ, chúng tôi cần họ tên, địa chỉ để điền vào hợp đồng và hóa đơn bán hàng.
Hỗ trợ giao nhận hàng hóa: Địa chỉ và số điện thoại liên lạc của Quý khách được sử dụng để vận chuyển, giao hàng và lắp đặt sản phẩm đúng nơi, đúng người nhận. Chúng tôi có thể chia sẻ thông tin này cho nhân viên giao hàng hoặc đối tác vận chuyển (nếu thuê ngoài) để hoàn thành việc giao hàng.
Hỗ trợ bảo hành, bảo trì: Thông tin liên lạc và lịch sử mua hàng giúp chúng tôi xác nhận quyền lợi bảo hành cho Quý khách. Khi Quý khách yêu cầu bảo hành, các dữ liệu như ngày mua, loại sản phẩm sẽ giúp chúng tôi xử lý nhanh chóng. Ngoài ra, chúng tôi có thể liên hệ Quý khách để nhắc lịch bảo trì định kỳ (nếu có dịch vụ này) nhằm đảm bảo sản phẩm của Quý khách luôn trong tình trạng tốt.
Giải quyết sự cố phát sinh sau bán hàng: Trong trường hợp có sự cố về đổi trả, khiếu nại chất lượng, các thông tin như mã đơn hàng, thời gian giao nhận sẽ được sử dụng để tra soát và giải quyết vấn đề triệt để, đảm bảo quyền lợi của Quý khách.
Chăm sóc khách hàng và cải thiện dịch vụ: Với sự đồng ý của Quý khách, chúng tôi có thể sử dụng thông tin liên hệ (email, số điện thoại) để gửi các thông báo về chương trình khuyến mãi, sản phẩm mới hoặc khảo sát mức độ hài lòng nhằm nâng cao chất lượng phục vụ. Quý khách có quyền từ chối nhận những thông tin này nếu muốn.

Phạm vi thông tin thu thập: Các loại thông tin cá nhân mà Te Shi Long thu thập có thể bao gồm:

Họ và tên (người mua hàng hoặc người đại diện giao dịch).
Tên đơn vị công ty (đối với khách hàng tổ chức cần xuất hóa đơn).
Địa chỉ liên hệ, địa chỉ giao hàng.
Số điện thoại, địa chỉ email.
Thông tin về tài khoản thanh toán (trong trường hợp chuyển khoản).
Mã số thuế (đối với tổ chức/doanh nghiệp yêu cầu xuất hóa đơn VAT).
Nội dung yêu cầu đặc biệt của khách hàng liên quan đến đơn hàng (nếu có).

Chúng tôi không yêu cầu Quý khách cung cấp thông tin nhạy cảm không liên quan đến giao dịch (như thông tin về tôn giáo, chính trị, sức khỏe, số thẻ tín dụng,… trừ khi phục vụ cho việc thanh toán và được sự đồng ý của Quý khách).

3. Phạm vi sử dụng thông tin:

Thông tin cá nhân của Quý khách được thu thập sẽ chỉ được Te Shi Long sử dụng trong phạm vi các mục đích đã nêu tại mục (2) và tuân thủ các nguyên tắc sau:

Sử dụng nội bộ công ty: Thông tin được lưu trữ và sử dụng bởi các bộ phận liên quan như kinh doanh, kế toán, kho vận, kỹ thuật lắp đặt, chăm sóc khách hàng… để hoàn thành việc bán hàng, giao hàng, thanh toán, bảo hành. Nhân viên của Te Shi Long chỉ được phép tiếp cận thông tin khách hàng trong phạm vi công việc được giao và phải tuân thủ cam kết bảo mật.
Chia sẻ với bên thứ ba trong phạm vi dịch vụ: Chúng tôi chỉ chia sẻ một phần thông tin cần thiết cho các bên thứ ba khi thật sự cần thiết để phục vụ Quý khách tốt hơn. Ví dụ: Cung cấp tên, địa chỉ, số điện thoại của Quý khách cho công ty vận chuyển để họ giao hàng; hoặc cung cấp thông tin cần thiết cho đối tác bảo hành của nhà sản xuất phụ kiện (nếu phải bảo hành qua hãng). Các đối tác này đều được yêu cầu bảo mật thông tin và chỉ sử dụng cho mục đích liên quan.
Không sử dụng cho mục đích thương mại ngoài luồng: Te Shi Long cam kết không bán, trao đổi thông tin cá nhân của khách hàng cho bên thứ ba vì mục đích tiếp thị, quảng cáo mà không có sự cho phép của Quý khách. Mọi sử dụng thông tin ngoài các mục đích đã nêu đều sẽ phải có sự đồng ý rõ ràng từ Quý khách (ví dụ: nếu có chương trình hợp tác tiếp thị khác, chúng tôi sẽ hỏi ý kiến Quý khách trước).
Tuân thủ pháp luật: Trong một số trường hợp pháp lý, chúng tôi có thể phải cung cấp thông tin của Quý khách cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền nếu có yêu cầu hợp pháp (ví dụ: phục vụ điều tra gian lận, theo lệnh tòa án). Ngoài trường hợp đó, chúng tôi sẽ giữ kín thông tin của Quý khách.

4. Thời gian lưu trữ thông tin:

Te Shi Long sẽ lưu trữ thông tin cá nhân của Quý khách theo thời gian phù hợp với mục đích thu thập:

Đối với thông tin liên quan đến đơn hàng, hợp đồng: chúng tôi lưu trữ tối thiểu trong suốt thời gian thực hiện hợp đồng cho đến khi hoàn tất giao dịch (giao hàng, thanh toán, hết thời hạn bảo hành…).
Sau khi hoàn tất giao dịch, thông tin khách hàng vẫn được lưu trữ để phục vụ cho việc chăm sóc hậu mãi:
- Hỗ trợ bảo hành, bảo trì: Thông tin sẽ được giữ lại ít nhất cho đến khi hết thời hạn bảo hành sản phẩm, hoặc lâu hơn nếu Quý khách vẫn tiếp tục sử dụng sản phẩm và có nhu cầu được hỗ trợ kỹ thuật.
- Lưu trữ trong hệ thống dữ liệu: Chúng tôi sẽ lưu dữ liệu khách hàng trong hệ thống CRM của công ty để thuận tiện cho việc tra cứu lịch sử giao dịch, hỗ trợ nhanh khi khách hàng mua lần sau. Thông tin này sẽ được lưu trữ dài hạn trừ khi Quý khách có yêu cầu xóa bỏ.
Trong trường hợp Quý khách ngừng hợp tác và yêu cầu xóa thông tin, chúng tôi sẽ thực hiện xóa hoặc ẩn danh thông tin của Quý khách trên hệ thống (trừ những dữ liệu cần lưu theo quy định kế toán, pháp luật như hóa đơn).

5. Địa chỉ thu thập và quản lý thông tin cá nhân:

Mọi thông tin cá nhân của Quý khách được thu thập và quản lý bởi Công ty TNHH Vật Liệu Xây Dựng Te Shi Long. Quý khách có thể liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ và thông tin sau về việc cập nhật, kiểm tra hoặc bảo mật dữ liệu:

Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Vật Liệu Xây Dựng Te Shi Long
Mã số thuế: 0111166314
Địa chỉ trụ sở: Vân Côn, Hoài Đức, TP. Hà Nội, Việt Nam
Hotline: 0981.926.408 – 0965.277.213
Email: [email protected]

Đây cũng là địa chỉ chịu trách nhiệm quản lý và bảo mật mọi thông tin cá nhân mà khách hàng cung cấp cho Te Shi Long.

6. Tiếp cận và chỉnh sửa thông tin cá nhân:

Chúng tôi mong muốn đảm bảo thông tin của Quý khách luôn chính xác và được cập nhật. Nếu Quý khách cần kiểm tra, cập nhật, điều chỉnh hoặc xóa thông tin cá nhân của mình, xin vui lòng liên hệ Te Shi Long qua số hotline hoặc email ở trên. Sau khi xác minh yêu cầu (để đảm bảo chính chủ), chúng tôi sẽ hỗ trợ thực hiện trong thời gian sớm nhất. Đặc biệt, đối với khách hàng là doanh nghiệp, nếu có thay đổi về thông tin xuất hóa đơn (tên, địa chỉ, MST), hãy thông báo để chúng tôi cập nhật kịp thời, tránh sai sót trong các lần giao dịch sau.

Khách hàng cũng có quyền từ chối nhận thông tin quảng cáo/tiếp thị từ chúng tôi bằng cách thông báo qua email hoặc hotline. Ngay khi nhận được yêu cầu, chúng tôi sẽ ngừng việc gửi các thông tin không mong muốn đến Quý khách.

7. Cam kết bảo mật thông tin khách hàng:

Te Shi Long hiểu rõ tầm quan trọng của việc bảo mật thông tin cá nhân. Chúng tôi cam kết:

Bảo mật tuyệt đối thông tin của khách hàng bằng mọi biện pháp kỹ thuật và quản lý phù hợp. Hệ thống website và cơ sở dữ liệu khách hàng của Te Shi Long được áp dụng các công nghệ bảo mật (tường lửa, mã hóa dữ liệu truyền qua mạng SSL, phân quyền truy cập dữ liệu…) nhằm ngăn chặn truy cập trái phép, sử dụng hoặc tiết lộ thông tin không được phép.
Giới hạn người truy cập: Chỉ những nhân viên được ủy quyền và có nhiệm vụ cụ thể mới được phép tiếp cận thông tin cá nhân khách hàng. Các cá nhân này cũng phải tuân thủ nghĩa vụ bảo mật nội bộ. Vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật nghiêm khắc.
Không tiết lộ cho bên thứ ba nếu không được phép: Như đã nêu, chúng tôi không tiết lộ thông tin cho bất kỳ bên nào khác, ngoại trừ hai trường hợp: (a) Cần chia sẻ cho đối tác liên quan để phục vụ đơn hàng của Quý khách (vận chuyển, bảo hành hãng…); (b) Có yêu cầu từ cơ quan pháp luật có thẩm quyền. Trong mọi trường hợp thông tin được chia sẻ, chúng tôi sẽ chỉ cung cấp những dữ liệu thật sự cần thiết, và yêu cầu bên nhận thông tin cam kết bảo mật tương đương.
Tuân thủ quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu: Te Shi Long luôn tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân và quyền riêng tư (bao gồm Luật An ninh mạng, Nghị định về bảo vệ dữ liệu cá nhân…). Bất kỳ thay đổi mới nào trong luật pháp sẽ được chúng tôi cập nhật vào chính sách và quy trình nội bộ kịp thời để đảm bảo sự phù hợp.
Thông báo khi có sự cố: Trong trường hợp hiếm hoi xảy ra sự cố rò rỉ, mất mát dữ liệu, Te Shi Long sẽ ngay lập tức thực hiện các biện pháp kiểm soát thiệt hại, đồng thời thông báo cho khách hàng bị ảnh hưởng và cơ quan chức năng theo yêu cầu của luật định.

Chính sách bảo mật thông tin của Te Shi Long được công bố công khai trên website và luôn sẵn sàng cung cấp khi Quý khách yêu cầu. Chúng tôi khuyến nghị Quý khách nên đọc kỹ chính sách này để hiểu rõ quyền lợi của mình. Việc Quý khách tiếp tục giao dịch với chúng tôi được hiểu là Quý khách đã đồng ý với các nội dung của chính sách bảo mật.

Nếu Quý khách có bất kỳ câu hỏi hay góp ý nào liên quan đến chính sách bảo mật, xin vui lòng liên hệ Te Shi Long qua các kênh liên hệ đã cung cấp. Chúng tôi trân trọng mọi ý kiến đóng góp để hoàn thiện hơn nữa việc bảo vệ quyền riêng tư cho khách hàng.